Для начала вспомним основные критерии качественных управленческих отчетов:
- показывают правду
- предоставляются своевременно
- позволяют принимать управленческие решения
Сегодня мы поговорим о первом критерии, так как он является ключевым. Невозможно принимать качественные управленческие решения на основании неправдивых отчетов, а в этом случае и своевременность не играет никакой роли.
Главным способом проверки правдивости ваших отчетов является проведение сверки. Посмотрим на ситуацию на конкретном примере:
- Иван Иванович получил отчет по продажам за июль в котором указано, что продавец Никита принес 2 000 000 выручки и перевыполнил план на 100%.
- На самом деле все совсем не так, как думает Иван Иванович. Большая часть продаж была совершена Менеджером по работе с клиентами Ильей, который привел крупного клиента на 1 500 000 рублей, а Никита в своем отчете присвоил всю выручку на свой счет, Илья ведь не продажник, он то тут каким боком.
- Что же в итоге: Иван Иванович выписывает премию Никите, который радостно считает легкие деньги, в то время как Илья раздосадованный несправедливостью бежит ругаться к начальнику.
Такой ситуации можно было бы избежать, если бы отчеты в компании Ивана Ивановича проходили процесс сверки. Все что нужно было сделать, так это сверить отчеты Ильи и Никиты и увидеть следующую нестыковку:
Отчеты компании ООО “Иван Иванович”
Возможно Никита даже не имел злого умысла, когда поставил нового клиента как собственного. Может сам клиент забыл сказать, что он пришел от Никиты из отдела по работе с клиентами. В итоге, все получили по заслугам, а премия Никиты заслуженно перешла к Илье, но осадочек то остался.
Тут стоит сделать небольшую ремарку. Мы в Atticus всегда стремимся к тому, чтобы один и тот же показатель не заносился в разные отчеты разными людьми по десять раз, но мы также избегаем ситуаций, когда тот или иной показатель заносится единожды одним человеком и его невозможно проверить.
Заметим, что иногда сверку можно проводить не только на основании внутренних отчетов, но и на основании внешних (например выписки с банковского счета). Такая сверка является на 100% надежной. Посмотрим на процесс на примере отчета о движении денег:
- Смотрим, сколько было денег на расчетном счете на начало месяца;
- Суммируем все операции поступлений и выбытий из отчета ДДС за месяц;
- Складываем полученную сумму с начальным остатком;
- Сверяем с остатком на банковском счету на конец месяца.
Как видим, внутренний отчет не сходится с банковской выпиской, поэтому нужно искать ошибку в отчете о движении денег. Будет очень неприятно, если собственник запланирует дополнительные расходы, считая, что у него на счетах полмиллиона, когда на самом деле там почти на восемьдесят тысяч меньше.
Кто-то может сказать: “Как возможно, что собственник не имеет понятия, сколько денег у него на расчетном счете и не увидит явную ошибку в отчете”?. В чем-то вы правы: когда у вас всего один расчетный счет, сверка может и не нужна, но когда их пять, а в купе с ними пару касс и сейфов, сверка просто жизненно необходима для предпринимателя, иначе можно попасть в неприятную ситуацию.
Отметим также случаи, когда для сверки необходимо проводить дополнительные мероприятия, а именно инвентаризацию, например, в случае учета запасов. Здесь нет “банка” который считает ваши товары за вас и с которым можно легко свериться, поэтому приходится идти на склад и считать баночки с кошачьим кормом.
Принцип здесь такой же, как в отчете ДДС:
- Смотрим сколько было товара А на начало месяца;
- Складываем все накладные по поступлению и выбытию товара А;
- Складываем остаток на начало со всеми поступлениями и выбытиями товара А;
- Сравниваем с реальным остатком товара А.
Вывод один: никогда не ленитесь считать баночки с кормом и следите за тем, чтобы ключевые показатели не заполнялись единожды одним человеком, а если хотите достигнуть идеального баланса между количеством отчетов и возможностями сверки, обращайтесь к профессионалам ATTICUS Настройка управленческого учета.
Бешенцев Даниил - Финансовый Директор