Всем привет! Сегодня я расскажу вам об одном из самых простых, но при этом незаменимых отчетов для собственника бизнеса - отчете о движении денег. В данной статье вы узнаете, зачем нужен этот прекрасный отчет, с какими проблемами может столкнуться собственник без этого инструмента, а также поделюсь своим опытом эффективного ведения ДДС, чтобы новый отчет не стал “еще одной табличкой, которую я заполняю”.
Для начала пару слов о тех, кому пригодится эта статья. В первую очередь для собственников малого и среднего бизнеса, которые только начали познавать таинства управленческого учета. Но если вы опытный специалист, не спешите уходить, для вас тоже найдется что-то интересное.
— Итак, зачем же нужен отчет о движении денег? Все просто: собрать все денежные операции, связанные с бизнесом, в одном месте.
— Ну вот я все тут собрал, и что же с этим всем делать?
— Для начала - разобраться в приходах и расходах предыдущего месяца. Может кто-то потратил слишком много денег на печенье в офис? А может щебень закупили по подозрительно высокой цене? Или ИП Пупкин обещал заплатить но не заплатил?
— Как будто вокруг одни враги. Мои сотрудники свет затмевают своими нимбами, а клиенты платят до заключения договора!
— Ну ладно, воровство - не единственная причина неадекватных расходов: халатность, ошибки, неверно понятые указания - выбирайте любое. Да и совестливые клиенты могут попасть в курьезную ситуацию и задержать платеж.
Задача собственника - увидеть проблему вне зависимости от причин и принять решение, что с ней делать. Именно для этого нужен ДДС - увидеть полную картину и действовать вовремя.
Кто-то скажет, что контролем операций занимается бухгалтер, но это не всегда так. В некоторых ситуациях бухгалтер не видит всей подноготной бизнеса. Например бухгалтер на аутсорсе, а сейф в офисе, и они друг о друге знать не знают. К тому же бухгалтер может не знать, какая сейчас стоимость щебня на рынке или сколько должен ИП Пупкин.
В любом случае собственник - это самое информированное лицо в компании, и верховный надзор за деньгами он должен осуществлять самостоятельно, используя удобные инструменты, а не названивая всем подряд и расспрашивая, в какой кубышке деньги, откуда они там взялись и куда израсходованы.
Ну вот вы собрали отчет, уже проверили все операции, наказали расточителей, похвалили офис за то, что выпили на 20 литров меньше воды, чем в прошлом месяце, оплатили скорую сисадмину, который потерял сознание от обезвоживания, но сомнения по поводу того, что что-то не так, еще остались…
— Что же делать?
— Сверить остатки. Еще одна функция отчета - убедиться, что цифры в отчете показывают правду?
— А по-русски?
— Отчет покажет, сколько денег осталось в каждом месте, где они могут храниться: на расчетном счете, в сейфе, на карте у Иванова, который поехал за бумагой в офис и пропал без вести. Осталось только открыть интернет-банк/ заглянуть в сейф/ найти Иванова и сверить цифры.
— Если цифры совпали - вы красавчик, поздравляем! Если нет, то нужно все перепроверять/ будить бухгалтера/ смотреть по камерам, кто трогал сейф, а потом понять, что вы просто опечатались в отчетах.
Теперь вы точно знаете, откуда приходят деньги, на что они расходуются и полностью уверены, что ни одна операция не потерялась. Чувствуете гордость? Это потому что все деньги под контролем.
— Это все, конечно, очень интересно, но непонятно с чего мне начать?
— Начать нужно с простого.
Для новичка велосипед нужен только для того, чтобы на нем падать. Прежде чем запускать новый инструмент в бой, необходимо потренироваться, потыкать во все кнопки, занести операции, посмотреть результат.
После того, как почувствуете уверенность, можно приступать. При заполнении отчета нужно следовать нескольким простым правилам:
1. Определите статьи приходов и расходов. Для приходов можно выделить всего одну статью - выручка (конечно, если у вас всего одно направление бизнеса). Расходы необходимо разделить более подробно, однако старайтесь, чтобы количество статей не превышало 20-40, для малого и среднего бизнеса этого достаточно.
2. Распишите, откуда будете брать информацию для заполнения (какие есть места хранения денег).
Например: выписку по счету скинет бухгалтер, по движениям из сейфа отчитается Иванов, по личной карте выписку скинет помощник.
Здесь важный момент. Старайтесь не вовлекать в бизнес свои личные финансы, к хорошему результату это не приведет, но если все-таки приходится пользоваться личными картами, заведите карту только для бизнеса и не покупайте с нее покрышки для личного авто или мороженное детям.
3. Выберите периодичность заполнения. Практически во всех управленческих отчетах самое главное - это дисциплина. Отчеты должны заполняться каждый день/ неделю/ месяц без исключений, иначе потом концов не найдете.
Подумайте, сколько операций вам будет комфортно заносить за раз (например, 20). Спросите у бухгалтера, сколько операций в среднем проходит за неделю, прибавьте движения по сейфам и картам. Если ответ - 100, лучше заполнять каждый день. Если ответ 15 - поставьте в свое расписание на пятницу заполнение отчета ДДС.
4. Сверяйте остатки в конце каждого месяца, чтобы все было четко (что делать, я писал выше).
— Ну вот теперь вы можете смело брать деньги своего бизнеса под контроль.
— И это все, на что способен ДДС?
— Нет. ДДС - это как скейтборд - можно катиться с горки на попе и кайфовать, а можно исполнять виртуозные флипы, но всего понемногу.
Предлагаем начать вести учет уже сегодня по нашему шаблону.
Не забудьте создать копию себе на гугл-диск перед началом работы.
Мы еще много чего можем рассказать про ДДС, но в одну статью все не уместишь, поэтому увидимся в следующей статье, где будет еще больше полезного про ДДС.
ATTICUS Настройка управленческого учета