Предположим, сегодня, 2-го сентября, день рождения вашей жены. В подарок она просит новый айфон. Где взять деньги? Достаем из компании. Август отработали нормально, по подсчетам прибыль получилась 200т.р., на покупку должно хватить. Покупаете подарок, жена счастлива.
Наступает 10-е сентября, к вам приходит бухгалтер и говорит, что на зарплату на счете не хватает 12 тыс. руб., а клиенты рассчитаются только послезавтра.
Вы ставите бухгалтеру задачу: разобраться, почему так получилось.
Вооружившись 1С-кой, бухгалтер просматривает сентябрьские оплаты. На первое место в список “неважных и несрочных” оплат она ставит именно покупку айфона.
Недальновидность - вот объяснение сложившейся ситуации. Почему так происходит? Бизнес постоянно работает с предоплатами и постоплатами: за аренду мы платим в начале месяца, зарплата выплачивается по окончанию месяца, а клиенты платят в середине месяца. Вот так в моменте может получиться, что предоплаты уже прошли, а постоплаты еще не поступили.
Цифровое решение для избежания подобной проблемы давно придумано - платежный календарь. Мы ставим его всем клиентам, у кого бывает “кассовый разрыв” - то есть в моменте не хватает денег на какую-либо оплату.
Вот так это бы выглядело в нашем инструменте: вы заносите “первичку” - плановые оплаты и поступления.
Далее платежный календарь автоматом подбивает остатки денег на конец каждого дня. Можем заметить, что 10-11 числа будут деньги “в минусе”, а значит какую-то оплату нужно подвинуть на период после прихода выручки.
Что же делать, если в платежном календаре появились отрицательные суммы? Мы же понимаем, что в бизнесе редко бывают абсолютно жесткие сроки оплат, да и заказчики не всегда оплачивают в срок. Для этого в нашем календаре предусмотрена возможность поставить 2 даты: дату "идеальной” оплата и дату "крайней” оплаты, и календарь проиграет для вас 4 сценария: без отсрочек платежей и выручки, с максимальной отсрочкой выручки, с максимальной отсрочкой платежей и сразу с двумя типами отсрочек.
Что важно при работе с этим инструментом? Операции должны планироваться непрерывно, а не на маленький промежуток времени (выше мы показали лишь пример, как работает инструмент, поэтому пример охватил 10 дней).
Так, если копнуть в ситуации с айфоном глубже, можно обнаружить в “истории” операций за август, что в конце месяца перечислили дополнительные 15 т.р. маркетологу на рекламу (как минимум одно это действие могло не повлечь собой жертву праздником жены, но тут нужно ставить вопрос о важности роста рекламного бюджета, а это уже другая история), а еще заплатили разработчикам сайта, когда “купались в деньгах” в середине месяца, хотя они не требовали оплачивать так рано - работу закончат только к концу сентября. Платежи можно было разбить частями либо перенести после покупки айфона.
Нехватка 12 т.р. на зарплату - это лишь частный случай и далеко не самый страшный. Конечно, директор найдет их у себя на карточке и внесет. Но намного страшнее, если бы ему также было нечем заплатить кредит или налоги.
Поэтому ставьте удобный инструмент и смотрите в будущее заранее, чтобы не случались неприятные сюрпризы. Постоянно держать все цифры в уме сложно да и нецелесообразно напрягать свой мозг лишней работой, когда за вас уже все придумано.
Очнева Екатерина — Финансовый Директор